UDIT Einkaufs- und Rechnungsworkflow
Die beiden UDIT Module für Einkauf und Rechnungsworkflow decken den gesamten End-to-End-Prozess von der initialen Bestellanforderung bis zum revisionssicheren Archivieren der freigegebenen Lieferantenrechnung ab. Die integrierte Verwaltung einer „Postbox-Hierarchie“ ermöglicht die Steuerung eines Genehmigungs- und Freigabeworkflows mit definierten Abzeichnungshöhen und zugeordneten Kostenstellen sowie den entsprechenden Buchungskonten.
Einkaufsworkflow
Das Modul Einkaufsworkflow ist die effizienteste Form des modernen Beschaffungsmanagements. Das integrierte Modul Kontraktmanagement ermöglicht es, Kontrakte effizient und übersichtlich zu verwalten. Dokumente können per drag & drop-Funktion in das System eingeladen und anschließend per Mouse-over-Effekt jederzeit abgerufen werden. Die Sortier-, Kalender- und Wiedervorlagefunktion ermöglichen eine ideale Übersicht und sorgen bei Anwendern für Durchblick. Mit Hilfe einer OCR-Erkennung werden Vertragsinhalte ausgelesen und können so über die implementierte Volltextsuche effizient durchsucht werden. Kataloge von genehmigten Lieferanten und/oder aus internen ERP-Systemen werden importiert, automatisch validiert und qualitätsgesichert.
Rechnungsworkflow
UDIT Rechnungsworkflow optimiert die Bereiche Rechnungseingang und -prüfung. Alle eingehenden Lieferantenrechnungen werden aus E-Mail-Inboxen automatisch importiert oder eingescannt und mit entsprechender Indexierung versehen. Anschließend werden diese Rechnungen automatisch, gemäß der aktuellen Postbox-Hierarchie und dem entsprechenden Kostenstellenplan, an die zuständigen Abteilungen im Unternehmen weitergeleitet. Diese können – entsprechend der Unterschriftsberechtigung – im System sachlich abgezeichnet oder auch zur Bezahlung freigegeben werden. Außerdem können Rechnungen automatisch gebucht werden: Mit Hilfe einer intelligenten OCR-Erkennung wird die Rechnung ausgelesen und eine Vorschlagskontierung erstellt.
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Smart Solutions
Ein System
Beschaffen Sie Produkte unterschiedlichster Art sowie Dienstleistungen über ein System. Sie behalten die vollständige Kontrolle über Ihr Einkaufsbudget.
Katalogeinbindung
Es besteht die Möglichkeit, die Kataloge unterschiedlicher Lieferanten einzubinden, um Komplexität und administrativen Aufwand zu reduzieren.
Analysetool
Werten Sie Informationen über Kostenstellen, Artikel, Lieferanten, Zeiträume, Sachkonten usw. aus, um Optimierungsmöglichkeiten zu erkennen.
Auto-Zuordnung
Mit Hilfe der OCR und ICR-Erkennung werden Rechnungen automatisch ausgelesen, geprüft und an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.
Archivierung
Rechnungen werden automatisch sowie revisionssicher archiviert und können bei Bedarf zum Beispiel für Prüfungszwecke jederzeit abgerufen werden.
Systemintegration
Die Module Einkaufs- und Rechnungsworkflow können in jede Art von ECM-, ERP-, CRM-System und/oder weitere Workflows integriert werden.